Database of Things

Database of Things

Die Database of Things ist ein System zur Ausleihe und Verwaltung von Beständen im Prototyping Labor der Hochschule für Gestaltung Schwäbisch Gmünd. Neben einigen anderen Projektansätzen kam uns die Idee ein digitales Verwaltungssystem zu entwickeln, mit dessen Hilfe die akademischen Mitarbeiter im Medienlabor Ausleihen der Geräte an Studierende nachverfolgen und speichern können.



Research

Zum Zeitpunkt unserer Recherche fand die Aufzeichnung welcher Student welches Gerät wann ausgeliehen hat lediglich auf Papier und in einer Excel-Tabelle statt. Dies hatte zur Folge, dass die Studierenden nicht genügend über das Sortiment im Medienlabor informiert waren und es besonders gegen Semesterende immer zu Verwaltungsproblemen und nicht nachvollziehbaren Ausleihen kam. Wir entschieden uns deshalb, dieses Problem anzugehen und alle Daten zentral zu hinterlegen.

Um mehr über die Anforderungen des Laborpersonals zu erfahren, sprachen wir mit dem aktuellen Mitarbeiter und zeichneten ein As-Is-Scenario auf. Es stellte sich heraus, dass es sehr schwierig war, die einzelnen Geräte genau nachzuverfolgen. Wenn diese keine Seriennummer auf der Verpackung oder dem Gerät selbst vorwiesen, hatte das Laborpersonal keine Möglichkeit, zu wissen welches der z.B. 10 Geräte dieses Typs gerade wirklich verliehen wird. Dadurch ist es nicht möglich, einen sauberen Verlauf der Ausleihen zu speichern und so z.B. Defekte nachzuvollziehen.

Wir generierten einige Ansätze von RFID am Gerät über "Just-Walk-Out" durch Erkennung im Türrahmen bis hin zu einer Geräte-Vending-Machine. Aufgrund der begrenzten Zeit des Projekts (3 Wochen) und nach Abwägung der Umsetzbarkeit (inkl. Berücksichtigung der Kosten), entschieden wir uns dennoch für eine eher klassischere Situation, indem wir günstige Label-Drucker organisierten und die vom System generierten 4-stelligen Codes auf alle wertvolleren Geräte klebten.



User Interface

Nach einigen Iterationen entschieden wir uns für ein schlichtes Layout, welches auf Boxen basiert. Links wird die Hauptansicht dargestellt, während rechts die zusätzlichen Module angezeigt werden.

Übersicht der Gerätetypen


Bestandsansicht für einem Gerätetyp



Outcome

Nachdem an der Semesterausstellung und in den Professorenschaft Interesse für das Projekt geweckt wurde, implementierten wir das System in das neu aufgebaute Prototyping Lab der Hochschule, um es im Real-Einsatz testen zu können.